Privacy Policy
Privacy Policy
Hockey Club Wateringse Veld (hierna te noemen HCWV) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HCWV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als HCWV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van (ouders/verzorgers van) leden
Persoonsgegevens van leden worden door HCWV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Hockey gerelateerde activiteiten (zoals teamindelingen, wedstrijdinformatie of communicatie binnen teams);
- Vereniging gerelateerde activiteiten (zoals jeugdkampen of sociale activiteiten);
- Prestatielog van de leden t.b.v. de hockeyloopbaan.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De lidmaatschapsovereenkomst / inschrijfformulier;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HCWV de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- IBAN nummer;
- Geslacht;
- Lidmaatschapsnummer KNHB
Binnen de vereniging worden van leden de NAWTE¹-gegevens via de website (achter een login) gedeeld.
Uw persoonsgegevens worden door HCWV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst + maximaal 2 jaar en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
- Voor archivering doeleinden zullen de basisgegevens bewaard blijven (AVG wet, artikel 5 lid 1b).
Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren, donateurs en/of geïnteresseerden
Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door HCWV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de sponsoring en/of gerichte contacten.
- Informatie m.b.t. volgen van proeftrainingen en/of lid worden van HCWV
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Sponsorovereenkomst;
- Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn (dit geldt m.n. voor sponsoren);
- Aanmeldingen (mondeling of schriftelijk) van potentiële leden.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HCWV de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- IBAN-nummer.
Uw persoonsgegevens worden door HCWV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Voor sponsoren/donateurs: gedurende de looptijd van de (sponsor-)overeenkomst + maximaal 2 jaar en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
- Voor archivering doeleinden zullen de basisgegevens bewaard blijven. (AVG wet, artikel 5 lid 1b).
- Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.
- Voor archivering doeleinden zullen de basisgegevens bewaard blijven. (AVG wet, artikel 5 lid 1b).
Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door HCWV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking t.a.v. uitvoeren van de vrijwilligerstaken;
- Hockey gerelateerde activiteiten (zoals teamindelingen, wedstrijdinformatie of communicatie binnen teams);
- Vereniging gerelateerde activiteiten (zoals sociale activiteiten).
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De vrijwilligersovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HCWV de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- IBAN-nummer.
Uw persoonsgegevens worden door HCWV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode van uitoefenen vrijwilligersfunctie en daarna alleen in de financiele administratie voor maximaal 7 jaar;
- Voor archivering doeleinden zullen de basisgegevens bewaard blijven. (AVG wet, artikel 5 lid 1b).
Verwerking van persoonsgegevens van inhuur/ZZP
Persoonsgegevens van inhuur/ZZP worden door HCWV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de inhuur-overeenkomst.
- Grondslag voor deze persoonsgegevens is: De inhuurovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HCWV de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- KvK-nummer;
- IBAN-nummer.
Uw persoonsgegevens worden door HCWV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men een contract heeft + maximaal 1 jaar en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
- Voor archivering doeleinden zullen de basisgegevens bewaard blijven. (AVG wet, artikel 5 lid 1b).
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de ledenregistratie en internetomgeving;
- Het verzorgen van de (financiële) administratie;
- Het verzorgen van een overzicht van sponsoradministratie;
- Het bijhouden van een prestatielogboek van de leden.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken (zoals een verwerkersovereenkomst) om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Beeldrecht
Voor de club maken wij tijdens trainingen, wedstrijden en vereniging-gerelateerde activiteiten regelmatig opnames met foto en/of film voor verslaglegging, clubdoeleinden of evaluatie van hockeyprestaties in teamverband. Hierop kunnen leden van HCWV, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Wij gebruiken ons beeldmateriaal op onze mediakanalen (o.a. website, ClubApp of social media) om de hockeysport in de volle breedte en onze club in het bijzonder te promoten en de betrokkenheid van supporters te vergroten. Portretten van leden, vrijwilligers en bezoekers kunnen worden opgenomen op Website en/of ClubApp ten behoeve van team- of organisatie-identificatie.
Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Betreffend beeldmateriaal zal dan worden verwijderd.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
HCWV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- De vrijwilligers die namens HCWV van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen via de door HCWV gebruikte registratiesystemen (back-office account in bijvoorbeeld AllUnited voor ledenadministratie of HockeyPraktijk voor ondersteuning coaches/trainers), zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. En hebben hiertoe een geheimhoudingsverklaring getekend;
- De toegang tot al onze systemen is beschermd met een username en wachtwoord en zijn de gegevens die de vrijwilliger kan zien afhankelijk van de rol binnen de vereniging;
- Van de belangrijkste door ons gebruikte registratiesystemen worden back-ups gemaakt, om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- De vrijwilligers die namens HCWV van uw gegevens kennis kunnen nemen, worden regelmatig geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen/opmerkingen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Hockey Club Wateringse Veld
Leyweg 1630
2548EA Den Haag
Website: www.hcwv.nl
E-mail: [email protected]
¹NAWTE: naam, adres, woonplaats, E-mailadres en telefoonnummer